【ビジネス英語】メールでやりとり例文55選【実務経験者による監修】

【ビジネス英語】メールでやりとり例文55選【実務経験者による監修】

英語で相手により良く伝えるには、短く簡単な単語を使い、シンプルに伝えることが大切と聞きますが、ビジネスメールの場合は異なるケースがあります。

採用する人材、あるいは取引するパートナーとして相手がふさわしいのか、書き方や使用されるフレーズが送信者の評価につながります。

例えば tell youではなくinform youを、can you ではなくCould you kindly ~?、talk aboutではなくdiscuss A with someoneというように、ビジネスメールには、シーンによってふさわしい単語やフレーズがあります。

当記事では55つのメール例文を通して、より丁寧にふさわしい単語やフレーズをご紹介いたします。

メールにおける件名の書き方の例文

ビジネスマンは、迷惑メールを合わせると日々百通以上のメールを仕分けしていますので、件名は具体的に記載し、自分が送ったメールを優先的に開けてもらうようにしましょう。

以下にOKな事例、NGの事例を掲載します。

OKな事例
・Inquiry about Order No. —,
・Job Application for Sales Manager Position at ABC company

NGな事例
・Hello
・Thank you
・Long time no see

メールにおける宛名の書き方の例文

【ビジネス英語】メールにおける宛名の書き方の例文

一昔前までは、フォーマルなビジネスメールではDear の後の敬称は 【Mr. Ms.+ファミリーネーム或いはフルネーム】が通常でしたが、現在【Dearの後にファーストネーム】を用いるのが一般的になってきました。

初めてメールを送る際は、Mr./Ms. Smithの方が無難かもしれませんが、何度かやりとりをしている相手には、Dear Tom, Dear Johnと送った方が親しみがあります。

相手が大学の教授の場合は、Prof.やDr.を付けるのが好ましいです *Dr.は博士号取得者。

また、相手の名前がわからない場合は、To May Whom Concern(関係当事者殿)を使いましょう。

英文メールの書き出し例文

英文メールの基本的な構造は、下記の流れを押さえていれば問題ありません。

挨拶

I hope you are doing well, It was great to meet you in the last business trip.
(いかがお過ごしでしょうか。先日の出張の際にお目にかかれ良かったです。)

など最初に簡単な挨拶文を入れる。

メールの目的

I am writing an email to you to inform you~,
(当メールは~をお知らせする目的があります。)

I would like to confirm the following issues in this email〜
(下記事項について確認させていただきます。)

などメールの目的を述べる。

内容

本題の詳細について述べる。あまり長々とした文章は避け、伝えたいポイントを簡潔に書く。

アクション

相手に何をしてほしいのか、具体的に述べる。

Regarding the next marketing meeting, here are some candidate dates and times. When will you be available for an appointment?
(次回のマーケティング会議について、候補の日時になります。都合の良いに日時を教えていただけますでしょうか。)

添付資料がある場合は、本文中にも記載する。

*受信側の通信状況によって添付がついていない場合があるので。

Attached document: “Sales Performance Report_3rd Quarter in 2018”
(添付資料;2018年第3四半期の営業実績報告書)

末尾の挨拶で終わる

Best regards, sincerely, など結びの言葉を忘れずに。

目的別のメール応答方法

返信へのメール応答方法

【ビジネス英語】返信へのメール応答方法

Thank you for your prompt reply / response.
(迅速なご返答いただき、誠にありがとうございます。)

Thank you for contacting us / your contact.
(ご連絡いただき、ありがとうございます。)

メールでのお礼の仕方

Thank you so much for
(~に感謝致します。)

Your support has been very helpful throughout these past three months.
(過去3か月間、あなたのサポートに大変助けられました。)

I truly appreciate that you took the initiative at our project.
(当プロジェクトで率先して進めて頂けたこと、大変感謝しております。)

I am deeply grateful for ~
(深くお礼を申し上げます。)

I would like to express my sincere thanks for ~
(心からのお礼の言葉を申し上げます。)

I am very pleased to have had a chance to talk with you again.
 (またお話できる機会を頂けて、大変うれしく思います。)

Thank you for your consideration.
(お心遣いに感謝致します。)

メールでの謝罪の仕方

Please allow me to apologize for ~.
(~に対しまして、お詫び申し上げます。)

I apologize for any inconvenience this may cause you.
(ご不便おかけいたしました事、お詫び申し上げます。)

Please accept our apologizes for any inconvenience caused.
(ご不便おかけいたしました事、お許しください。)

We are truly sorry for ~
(~に対しまして、誠に申し訳ございません。)

メールでの謝罪後のFollow Upフレーズ

Thank you for bringing this to our attention. It will help us improve our services and operations.
(ご指摘頂きましてありがとうございます。我々のサービス向上に役立ちます。)

I have already taken all the necessary measures to ensure that this does not happen again in the future.
(今後このような事が起きぬよう、必要な対策は既に取らせていただいております。)

I will sort this out for as a matter of urgency.
(緊急事項としてすぐに解決させて頂きます。)

依頼・相談の仕方

期限が差し迫っている案件の場合は、タイトルに【Urgent】【Important】と追記する、あるいは文章中にいつまでに返答が欲しいと明確に伝えることが重要です。

ただ、ここで気を付けないといけないのは、 “Please —-immediately”, “right away”, “now”等の単語を使うと命令している印象を与えるため、気を付ける必要があります。

この場合、~して頂けるとありがたい、助かりますという丁寧な言い回しを使うと便利です。

Your prompt action is highly appreciated.
(至急対応していただけますと、大変ありがたいです。)

I would appreciate it if you could ~by ~.
(~までに~していただけますと、ありがたいです。)

It would be grateful if you could~.
(~して頂けると大変うれしく思います。)

For the project to stay on schedule, I would appreciate it if you could respond in the next 24 hours if possible. 
(スケジュール通りにプロジェクトを進めていく為、可能であれば24時間に対応いただけますとありがたいです。)

メールでの質問の文章

I would like to ask you a few questions about ~.
(何点かご質問させていただけますでしょうか。)

Please let me ask some questions about ~.
(何点かご質問させていただけますでしょうか。)

I would appreciate it if you could clarify the following questions.
(下記の事項について、詳しく教えていただけますと幸いです。)

I would like to know in detail about ~.
(~について詳細を知りたいのですが。)

I would like to confirm about ~.
(~について確認させていただきたいです。)

メールで報告の書き出し方

I would like to make a progress report on the project.
(当プロジェクトについて進捗をご報告させて頂きます。)

Here are some updates of next advertisement campaign.
(次の広告キャンペーンについて、何点か更新事項がございます。)

We’d like to quickly go over / review some of the changes in the new weekly sales reporting system.
(新しい週間営業報告システムについて、変更点について簡単に述べさせていただきます。)

メールでの注文方法

【ビジネス英語】メールでの注文方法

商品を注文するまでに、商品の詳細或いはカタログを取り寄せる→見積依頼→注文するという流れが一般的です。

カタログ取り寄せおよび見積依頼

We intend to buy ~. / We are considering the purchase of ~.
(~の購入を考えております。)

We would like to know more about ~.
(~について更に知りたいのですが。)

Could you please send us information about ~?
(~について情報を送っていただけますでしょうか。)

Please send us your catalogue.
(カタログを送っていただけますでしょうか。)

Could you please give us quotation for each 50 units of the following items?
(下記の商品アイテムについて各50個のお見積をお願い致します。)

Please send me an estimation of the following items?
(下記の商品アイテムについて、見積書を送ってください。)

注文依頼

Enclosed please find our order. / Our PO is enclosed. *PO= Purchase Order
(添付のPOをご確認ください。*PO=注文書)

We would like to place the following order.
(下記注文をさせて頂きます。)

We require the goods urgently.
(商品が至急必要です。)

We would be grateful if you could deliver as soon as possible.
(納期をできるだけ短くしていただけると、助かります。)

Please let us know when we can expect the delivery.
(納期を教えていただけますでしょうか。)

結び・締めの例文

日本語のこれからもよろしくお願い致しますにあたる英文直訳はありませんが、結びの言葉を添えるのがふさわしいです。

Sincerely,
Best regards,
Kind regards,
(よろしくお願い致します。)

I’m looking forward to hearing from you.
(ご返答を心待ちにしております。)

週末前や長期休暇の前は、季節の挨拶フレーズを言います。

Have a great weekend!
(よい週末をお過ごしください。)

It has been an honor and a pleasure to work with you this year.
(この一年一緒にお仕事させていただき、大変光栄でした。)

We wish you the best of holidays and a prosperous 2019!
(最高の休暇と躍進の2019年を!)

I hope you and all your coworkers, family have a lovely holiday season filled with joy.
(同僚の方、ご家族が喜びに満ちた素晴らしい休暇を送られることを祈ってます。)

まとめ

【ビジネス英語】メールでやりとり例文55選まとめ

メールの主旨がしっかり述べられていれば、英文メールはあまり難しくありません。

あわせてですが、メールの内容がしっかり伝わったかどうか、添付資料がしっかり届いたか、送ってからしばらくして確認の電話を入れるのも場合によっては効果的です。

海外とのやり取りは、時差の関係もあるので物事を進めていくのに時間と手間がかりますが、メールや無料通信アプリなど、あらゆる通信手段を上手に利用することをお勧めします。

ご紹介した、よく使うフレーズをストックしてご自身のシーンによってぜひ使い分けてください。

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