債権回収を英語で行う場合の簡単なフレーズを紹介【海外ビジネス経験者伝授】

債権回収を英語で行う場合の簡単なフレーズを紹介【海外ビジネス経験者伝授】

我が社の製品を世界へ!と、海外での販売に積極的に取り組む企業も増えてきました。

憧れの海外企業と取引ができたからといって、ぬか喜びは出来ません。

海外との取引では、商品代金を回収するまで決して安心できないからです。

ここでは、債券回収でお役に立つ英語フレーズを紹介いたします

1,メールで債権回収を促す場合

請求書メールが他のメールに埋もれてしばらく気付かれずにいた、郵送した原本が他の部署に行ってしまった等、些細な理由である場合、以下の定型文が有効です。

“I was wondering if you had received an invoice I emailed on April 1.”
4月1日メール致しました請求書は、お受け取りになりましたでしょうか。

“I would like to follow up on an invoice I emailed on April 1.
4月1日にメール致しました請求書について、連絡させて頂きます。

This email is to remind you that the payment for your order No. ABC has not been settled.”
注文番号No.ABCのお支払いが済んでいませんので、当メールにてご連絡申し上げます。

“I have included it here just in case you hadn’t received it or accidentally misplaced it somewhere.”
お手元にお受け取りになってない或いは何処かに紛れ込んでいる可能性もございますので、念のために添付させて頂きます。

“If the payment has already been settled, please disregard the notice.”
もしお支払いがお済でしたら、当ご案内を無視してください。

2,メールで反応がない場合の対処法

債権回収にてメールで反応がない場合の対処法

◯電話での催促

何度かメールで催促メールをし、反応が無い場合は電話で直接状況を確認してみましょう。

◯電話会話例

“Hi, hope everything is going well. [雑談話などをして、打ち解ける].

I Just wanted to get in touch with you to make sure if you have any questions on the invoice we sent on [dd/mm(日/月)].

I am sure you are busy with work, but would much appreciate if you could take a brief moment to look at the invoice when you get a chance and let us know if you have any questions. Thanks a lot!”

「こんにちは。いかがお過ごしでしょうか。○月○日にお送りした請求書について、何か質問等お困りのことがないか確認の連絡をさせていただきました。お忙しいところ恐縮ですが、一度お目を通していただき質問あれば教えていただければとお思います。宜しくお願い致します。」

◯現地訪問を試みる

メールや電話では一向に前に進まない場合、自社の協力会社や代理店を使って、現地にある相手企業に訪問して状況を確認することが大事です。

連絡をしばらく無視すれば、諦めるだろうと考える悪質な企業もあるので、相手側に訪問し、こちら側の断固とした態度を見せ、支払いを約束させることで、前に進む場合が多くあります。

3,その他お役立ちフレーズ

請求日から時間が経過し、至急対応をお願いする場合の例文です。支払期限より何日経過しており、至急対応の必要性があることを、明確かつ丁寧に述べることが大切になります。

The payment term is OA 30days, and it’ 55th day of overdue payment.
御社との取引条件は出荷(請求書日付)から30日以内となっており、支払い期限より55日遅れております。

I’m concerned that you may not be aware that your invoice is 25 days overdue to reach out to you immediately before a late fee of 10% is added to your outstanding balance.
請求書のお支払い期限が25日過ぎているのをお気づきになられているか心配し、延滞金10%が追加発生する前に至急連絡させていただいた次第です。

It is our company policy to highly pay attention to payment collection, yet we are working on your projects with very high priority.
弊社は代金回収を徹底しており、また御社とのプロジェクトを最優先事項として取り組んでおります。

In order for us to keep offering premium quality of service to valued customers like you, I urge you to help us solve this AR overdue issue immediately.
御社のような重要なお客様に引き続き良いサービスを提供させていただく為、当未支払い案件について早急に対処して頂きますよう致します。

If you have any questions or concerns regarding the service we provided on 5/5 or on your outstanding balance, please call me personally so that I can make sure that you have an excellent experience with us.
5/5日付の弊社のサービス或いは御社の未払い残高に関しましてご質問及び心配事がございましたら、私に直接お電話いただきましたら、ご満足いただける対応をさせていただきます。

4,海外での債権回収の注意点

海外での債権回収の注意点

海外企業からの債券回収は時間もかかり、労力も発生するので、債券回収をスムーズに行う為の事前の防止対策がもっとも重要になります。

事前に信用調査を行う

初めて取引を行う企業はどんな会社なのか、ある程度インターネットで調べることができます。

会社の規模、販売形態、営業年数など。また、日本貿易振興機構(ジェトロ)などに海外の企業の信用調査を有料となりますが依頼することも可能です。

ジェトロ会員(外国企業信用調査特別料金サービス)https://www.jetro.go.jp/members/memberservice/option/creditcheck.html

事前にしっかり話し合い書面(契約書等)に残しておく

初めて取引を行う場合、事前に双方間で取引のやりとりを決めておくことが、その後のトラブル回避の為の一番有効な方法と言えます。

出荷、納入~仲裁まで詳細に述べた取引基本契約書を結べることは理想ですが、最低でも覚書やプロフォーマーインボイスなど、あらかじめ相手方と話し合った内容を双方署名と共に記録に残すことはとても重要です。

相手側との同意条項について、下記のように合意条件を文書上に明記しましょう。

“Goods will not be shipped until past due invoices have been paid”
未支払金が支払われるまで、商品は出荷されません。

“A 10 percent penalty will be assessed on all invoiced items for which payment has not been received after 45 days from the invoice date.”
請求日より45日経ちますと、10%の違約金がすべての商品に課されます。

少額取引から始める

海外企業初めて取引をする場合、取引実績がないため、最初は少額取引から始めることをお勧めします。

信用状(Letter of Credit:L/C)の発行

海外企業との支払条件で、L/C取引から始め、何度も取引をし信用を得た後は通常の海外送金に切り替えるのが通常です。

支払条件(Payment Terms and Condition)で分割送金の提案

注文書を交わした時点で何パーセントを前払いで支払ってもらい、残りを出荷完了時点で支払う等、分割送金をしてリスク回避することも可能です。

“Payment in advance: a 30% down payment before starting a project.”
プロジェクト開始前に前払い金30%の支払い

連絡が取れない場合は、上層部に直接連絡を取る。

相手側の現場担当者より誠意が見られない場合は、直接その上司にあたる人に連絡をとるか、最終代表者宛に連絡をすることも効果があります。

まとめ

債権回収を英語で行う場合の簡単なフレーズを紹介まとめ

 

海外では支払いの遅延は日常茶飯事に起き、特に新興国では顕著です。

ここで大切なのは、相手側から代金を回収し、今後も長く取引を続けていくことが第一目的であることです。

期限になっても振込がされてないからといって、すぐに厳しい文章で内容証明を相手側に送るのは、相手側の気分を損ねるので、最善な方法ではないのです。

私の経験ですが、以前、あるブラジルの大手スーパーチェーン店から突然連絡が途絶えたことがありました。

注文商品の製造が終わり出荷時期の問い合わせをしたところ、返事がなく、その後半年間にわたり何十通もメールを送りましたが、まったく反応がありませんでした。

その会社とは、出荷後船積書類BLと引き換えに全額送金という条件でしたので、代金は未回収のままです。

その後何度か電話で状況の確認をしたところ、担当者より詳しい説明はなく、まだ出荷はしないでほしいの一点張り。

そこで数年前の展示会で、その担当者の上司にあたる役職のある人と名刺交換したのを思い出し、メールを送ったところ、ブラジルの運送トラック会社の長期ストライキの問題で、現場の輸入倉庫が混乱をきたしているため、出荷を送らしてほしいと丁寧な謝罪メールがきました。

相手の状況に理解を示し、丁寧な対応で相手側の状況が落ち着くまで待つことにしました。

その1か月後約束通り出荷することができ支払いも無事され、しばらくして、すぐに別の大口リピート注文を何度ももらうことができたのです。

売掛金の未回収問題は、辛抱強く丁寧に催促依頼をする事で、多くの場合解決することができます。

今回ご紹介した例文をぜひ活用してみてください。

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